Politica de confidențialitate
1. Informații generale
Prezentii termeni și condiții reglementează utilizarea site-ului web https://www.finanzconsult.ro/, deținut și operat de FINANZ CONSULT S.R.L., persoană juridică română, cu sediul în Splaiul Independentei, Nr 202 B, Sector 6, București, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J2021000131408, CUI 43523054.
Pentru serviciile de contabilitate oferite prin intermediul site-ului web https://www.finanzconsult.ro/, datele cu caracter personal sunt prelucrate de FINANZ ACCOUNTING S.R.L., societate de prestări servicii de contabilitate autorizată CECCAR, persoană juridică română, cu sediul în București, Sector 6, Splaiul Independentei, Nr. 202B, C26, înscrisă în Registrul Comerțului cu numărul J2019013821405, CUI 41769908.
Fiindcă determinăm ce tip de informații colectăm de la dumneavoastră, acționăm, conform Regulamentului (UE) nr. 679/2016 privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR), în calitate de operatori de date. În conformitate cu dispozițiile legale aplicabile, vom prelucra și administra datele cu caracter personal în scopurile menționate în prezentul document, implementând măsuri tehnice și organizaționale adecvate pentru a asigura un nivel corespunzător de securitate, conform articolului 24 din Regulament GDPR.
Se recomandă consultarea prezentului document împreună cu Termenii și Condițiile și cu Politica privind modulele cookie. În eventualitatea unui conflict sau a unei discrepanțe între prevederile prezentei Politici de confidențialitate și orice alte clauze, prevederile prezentei Politici de confidențialitate vor prevala.
Ne rezervăm dreptul de a modifica în orice moment prevederile prezentei Politici de confidențialitate. În cazul efectuării unor modificări, vom publica versiunea actualizată. Vă recomandăm să verificați periodic această Politică, iar continuarea accesării sau utilizării site-ului după publicarea modificărilor constituie acceptarea acestora.
Dacă nu sunteți de acord cu prevederile prezentei Politici de confidențialitate, vă rugăm să nu utilizați serviciile noastre.
2. Termeni și definiții
„GDPR" – Regulamentul (UE) nr. 679/2016 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestora, precum și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).
„Operator" – FINANZ CONSULT S.R.L., persoană juridică, care stabilește, individual sau împreună cu alți operatori, scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal.
„Operator asociat" – FINANZ ACCOUNTING S.R.L., care, împreună cu FINANZ CONSULT S.R.L., stabilește în comun scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal în cadrul activităților desfășurate prin site-ul https://www.finanzconsult.ro. FINANZ CONSULT S.R.L. asigură funcționarea platformei și intermedierea serviciilor, iar FINANZ ACCOUNTING S.R.L. prestează efectiv serviciile de contabilitate și prelucrează datele necesare pentru îndeplinirea acestora. De asemenea, se includ și orice alte informații pe care le furnizați în scopul procesării cererilor dumneavoastră și al prestării serviciilor prin orice canal de comunicare pus la dispoziție.
„Persoana vizată" – orice persoană fizică identificată sau identificabilă ale cărei date cu caracter personal sunt prelucrate de FINANZ CONSULT S.R.L. în calitate de operator, inclusiv, dar fără a se limita la, clienți, potențiali clienți sau vizitatori ai site-ului și platformei https://www.finanzconsult.ro.
„Termeni și condiții" – înțelegerea la distanță încheiată între Client și FINANZ CONSULT S.R.L., fără prezență fizică simultană, care reglementează achiziționarea și furnizarea serviciilor prin intermediul site-ului sau platformei, în conformitate cu prevederile legale aplicabile.
„Prelucrare" – orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea mijloacelor automatizate, inclusiv, dar fără a se limita la, colectarea, înregistrarea, stocarea, organizarea, structurarea, adaptarea sau modificarea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, punerea la dispoziție în orice alt mod, extragerea, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
„Consimțământ" – orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate, prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune clară, ca datele sale cu caracter personal să fie prelucrate.
„Date cu caracter personal" – orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoană vizată"). O persoană fizică identificabilă este aceea care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la unul sau mai multe elemente de identificare, cum ar fi: nume, cod de identificare, date de localizare, identificatori online sau alte caracteristici fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale specifice identității sale.
Alți termeni utilizați în prezentul document au sensul atribuit de GDPR și legislația aplicabilă în vigoare.
3. Informațiile colectate
În cadrul utilizării site-ului și platformei https://www.finanzconsult.ro, FINANZ CONSULT S.R.L. poate colecta și prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal:
Date furnizate direct de dumneavoastră
– Informațiile pe care le comunicați prin completarea formularelor de contact sau a altor formulare disponibile pe platformă, , numărul de telefon, denumirea firmei, codul unic de înregistrare (CUI), semnătura, seria și numărul căr care pot include: numele și prenumele, cod numeric personal (CNP), adresa de e-mailții de identitate sau pașaportului, data eliberării și data expirării documentelor de identitate, adresa de domiciliu, localitatea, județul și țara nașterii, precum și alte informații relevante pentru serviciul solicitat.
– Tipul și cantitatea de date colectate pot varia în funcție de serviciul sau solicitarea pe care o formulați.
Date colectate automat
– Informații obținute prin intermediul fișierelor cookie și al altor tehnologii similare, atunci când accesați și navigați pe site-ul FINANZ CONSULT S.R.L., pentru a optimiza experiența utilizatorului și a analiza modul de utilizare a site-ului.
– Printre aceste date se poate afla și adresa IP, colectată temporar, pentru protecția site-ului împotriva abuzurilor, spamului și accesului automatizat neautorizat. Această informație este stocată pe serverele noastre pentru o perioadă de până la 7 zile și poate fi transmisă furnizorului nostru de servicii, Zendesk, în cazul trimiterii unui mesaj prin formularul de contact sau suport.
Alte date comunicate în scopul prestării serviciilor
– Orice alte informații pe care ni le furnizați în vederea procesării cererilor dumneavoastră sau pentru prestarea serviciilor solicitate, prin intermediul oricăror canale de comunicare puse la dispoziție de FINANZ CONSULT S.R.L.
Toate datele colectate sunt prelucrate în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor cu caracter personal, inclusiv Regulamentul (UE) nr. 679/2016 (GDPR), și numai în scopurile specificate în prezentul document.
4. Scopul și temeiul legal al prelucrării datelor
Clienți ai site-ului web https://www.finanzconsult.ro
| Scopul prelucrării | Temeiul legal (art. 6 GDPR) | Observații detaliate |
|---|---|---|
| Marketing și comunicări comerciale (ex. e-mail, alte mijloace la distanță) | alin. (1) lit. a) – consimțământ | Furnizarea datelor este voluntară; consimțământul se exprimă prin bifarea căsuței corespunzătoare; dezabonarea se poate solicita oricând prin link sau contact direct. |
| Desfășurarea relației contractuale privind serviciile FINANZ CONSULT S.R.L. | alin. (1) lit. b) – executarea unui contract | Prelucrarea este necesară pentru derularea contractului; refuzul furnizării datelor poate face imposibilă prestarea serviciilor. |
| Îndeplinirea obligațiilor legale ale operatorului (fiscale, contabile, arhivare) | alin. (1) lit. c) – îndeplinirea unei obligații legale | Furnizarea datelor este obligatorie; refuzul poate împiedica respectarea obligațiilor legale și prestarea serviciilor. |
| Analize, rapoarte și profiluri de preferințe pentru optimizarea experienței | alin. (1) lit. f) – interes legitim | Furnizarea datelor este voluntară; datele sunt prelucrate pentru îmbunătățirea funcționalității platformei și a experienței utilizatorilor. |
Vizitatori ai site-ului web https://www.finanzconsult.ro
| Scopul prelucrării | Temeiul legal (art. 6 GDPR) | Observații detaliate |
|---|---|---|
| Comunicări promoționale și informații despre servicii (ex. e-mail, alte mijloace la distanță) | alin. (1) lit. a) – consimțământ | Furnizarea datelor este opțională; consimțământul se poate exprima prin bifarea căsuței corespunzătoare în momentul contactării sau utilizării serviciului. Puteți retrage consimțământul în orice moment, folosind link-ul de dezabonare sau contactând echipa noastră. |
| Analiză și îmbunătățirea experienței pe site | alin. (1) lit. f) – interes legitim | Datele colectate pot fi utilizate pentru evaluarea modului de funcționare a platformei, generarea de statistici și realizarea de profiluri de preferințe, cu scopul de a optimiza experiența vizitatorilor. Furnizarea datelor în acest scop este voluntară. |
Clienți ai serviciilor de contabilitate FINANZ ACCOUNTING S.R.L.
| Scopul prelucrării | Temeiul legal (art. 6 GDPR) | Observații detaliate |
|---|---|---|
| Desfășurarea relației contractuale privind serviciile de contabilitate | alin. (1) lit. b – executarea unui contract | Furnizarea datelor este necesară pentru executarea contractului de prestări servicii. Refuzul furnizării datelor poate împiedica prestarea serviciilor. Categoriile de date prelucrate includ: nume, prenume, CNP, date de identificare ale firmei și reprezentanților legali, date despre beneficiarii reali, informații financiar-contabile (facturi, chitanțe, extrase bancare, documente justificative), date privind venituri și obligații fiscale. |
| Îndeplinirea obligațiilor legale ale societății de contabilitate | alin. (1) lit. c – îndeplinirea unei obligații legale | Prelucrarea este necesară pentru respectarea obligațiilor legale ale societății de contabilitate autorizate CECCAR, inclusiv evidența contabilă, raportare fiscală și arhivare conform OMF 2634/2015 și altor reglementări aplicabile. Furnizarea datelor este obligatorie; refuzul poate împiedica respectarea obligațiilor legale și prestarea serviciilor. |
| Comunicare cu autoritățile fiscale și alte instituții competente | alin. (1) lit. c – îndeplinirea unei obligații legale | Datele sunt prelucrate pentru raportarea către autorități și pentru reprezentarea intereselor clientului în relația cu acestea. Furnizarea datelor este obligatorie. |
5. Securitatea datelor
Protecția datelor cu caracter personal este o prioritate pentru FINANZ CONSULT S.R.L. și FINANZ ACCOUNTING S.R.L. Luăm toate măsurile tehnice și organizatorice necesare pentru a preveni accesul neautorizat, modificarea, divulgarea sau distrugerea datelor pe care le prelucrăm în cadrul activităților noastre.
Pentru a asigura securitatea datelor cu caracter personal, implementăm următoarele măsuri:
Politici interne dedicate: Adoptăm și revizuim constant politici și proceduri interne de prelucrare a datelor, pentru a proteja sistemele împotriva accesului neautorizat, atacurilor cibernetice sau altor riscuri. Respectarea acestor politici este verificată periodic pentru conformitate legală și eficiența măsurilor implementate.
Minimizarea datelor: Prelucrăm doar datele cu caracter personal strict necesare, adecvate și relevante pentru scopurile declarate în prezenta Politică de confidențialitate.
Restrângerea accesului: Accesul la datele cu caracter personal este limitat la persoanele care au nevoie efectivă de aceste date pentru îndeplinirea atribuțiilor lor. Colaboratorii sunt obligați să respecte confidențialitatea datelor, fie prin contract, fie prin prevederi legale.
Exactitatea datelor: În anumite situații, este posibil să vă solicităm să confirmați exactitatea sau actualitatea datelor dumneavoastră, pentru a ne asigura că acestea reflectă corect realitatea.
Instruirea personalului: Toți angajații și colaboratorii sunt instruiți cu privire la legislația aplicabilă și la bunele practici în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal.
Anonimizarea și pseudonimizarea: Atunci când este posibil, datele sunt anonimizate sau pseudonimizate, astfel încât persoanele vizate să nu mai poată fi identificate direct.
Gestionarea incidentelor de securitate: În eventualitatea unui incident de securitate, aplicăm proceduri stricte de raportare și remediere, conform cerințelor GDPR, pentru a limita riscurile și a restabili securitatea datelor cât mai rapid posibil.
Prin aplicarea acestor măsuri, ne angajăm să protejăm datele dumneavoastră cu caracter personal și să respectăm standardele prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal.
6. Obligația furnizării datelor
Furnizarea datelor solicitate este obligatorie în câmpurile marcate ca necesare. Aceste informații sunt esențiale pentru:
- procesarea cererilor și solicitărilor dumneavoastră prin intermediul platformei FINANZ CONSULT;
- furnizarea serviciilor solicitate în mod corect și complet;
- respectarea obligațiilor legale și contractuale aplicabile.
Refuzul de a furniza datele necesare poate determina imposibilitatea prestării serviciilor solicitate sau limitarea accesului la anumite funcționalități ale platformei.
7. Transferul datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal pe care ni le furnizați nu vor fi transmise către terțe părți pentru scopuri proprii de marketing sau comerciale, fără consimțământul expres și prealabil al persoanei vizate.
Categoriile de destinatari cărora FINANZ CONSULT S.R.L. și/sau FINANZ ACCOUNTING S.R.L. pot transmite datele cu caracter personal includ:
- Autorități publice – în conformitate cu cerințele legale aplicabile sau la solicitarea acestora, în scopul respectării obligațiilor legale.
- Consultanți profesioniști externi – contabili, auditori, avocați și alți specialiști, obligați prin lege sau contract să asigure confidențialitatea și securitatea datelor cu caracter personal.
- Persoane fizice sau juridice împuternicite – entități care prestează servicii pentru noi (de exemplu: IT, servicii de plată sau logistică). Acestea sunt obligate să respecte cerințele GDPR și măsurile de securitate implementate de FINANZ CONSULT S.R.L.
- Părți implicate în exercitarea sau apărarea drepturilor noastre – persoane, agenții sau instanțe, din România sau din alte state, atunci când este necesară protejarea sau exercitarea unui drept în instanță.
În contextul serviciilor de contabilitate oferite prin platformă:
- FINANZ ACCOUNTING S.R.L. prelucrează datele transmise de FINANZ CONSULT S.R.L. în calitate de operator asociat, pentru derularea contractului de prestări servicii de contabilitate.
- FINANZ CONSULT S.R.L. poate primi date de la FINANZ ACCOUNTING S.R.L. necesare pentru funcționarea platformei și asigurarea accesului clienților la serviciile de contabilitate.
Toți destinatarii datelor sunt obligați să asigure prelucrarea acestora cu bună-credință, exclusiv în scopuri legitime, și să implementeze măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva distrugerii, pierderii, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat, precum și împotriva oricărei forme de prelucrare ilegală.
În acest scop, FINANZ CONSULT S.R.L. încheie cu partenerii săi contracte și acte adiționale care includ clauze privind protecția datelor cu caracter personal și confidențialitatea informațiilor.
8. Perioada de stocare a datelor cu caracter personal
Date generale colectate prin intermediul site-ului web https://www.finanzconsult.ro
Datele cu caracter personal colectate pentru procesarea cererilor și furnizarea serviciilor vor fi păstrate pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, dar nu mai mult de 5 ani de la încetarea contractului sau de la ultima interacțiune relevantă. După expirarea acestei perioade, datele vor fi șterse sau transformate în date anonime, putând fi utilizate ulterior exclusiv în scopuri statistice, istorice sau de cercetare. În anumite situații expres prevăzute de lege, aceste date pot fi păstrate pentru perioade mai îndelungate, conform reglementărilor aplicabile.
Date și documente financiare și contabile
Pentru serviciile de contabilitate solicitate, datele cu caracter personal și documentele financiar-contabile vor fi păstrate pe perioada necesară îndeplinirii obligațiilor contractuale și legale, dar nu mai puțin de 5 ani de la încheierea exercițiului financiar pentru registrele contabile obligatorii și 10 ani de la încheierea exercițiului financiar pentru situațiile financiare anuale, conform legislației aplicabile (Legea contabilității nr. 82/1991, OMF 2634/2015 și alte reglementări în vigoare). Această perioadă include, după caz, și datele necesare raportărilor fiscale sau arhivării documentelor, respectând cerințele legale privind păstrarea și securitatea datelor cu caracter personal.
9. Drepturile persoanelor vizate
Conform articolelor 15-21 din GDPR, aveți următoarele drepturi:
- Dreptul de acces (Art. 15) – puteți solicita confirmarea dacă datele dvs. sunt prelucrate și să primiți informații despre scopuri, categoriile de date, destinatari, durata stocării, drepturile dvs., sursa datelor (dacă nu sunt colectate direct) și orice proces decizional automatizat, inclusiv profilare.
- Dreptul la rectificare (Art. 16) – aveți dreptul să solicitați corectarea datelor inexacte și completarea celor incomplete.
- Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat") (Art. 17) – puteți solicita ștergerea datelor când acestea nu mai sunt necesare, vă retrageți consimțământul, vă opuneți prelucrării, au fost prelucrate ilegal sau există obligații legale de ștergere.
- Dreptul la restricționarea prelucrării (Art. 18) – puteți solicita limitarea prelucrării în situații cum ar fi contestarea exactității datelor, opoziția față de prelucrare sau necesitatea de a păstra datele pentru apărarea unui drept.
- Dreptul la portabilitatea datelor (Art. 20) – aveți dreptul să primiți datele furnizate într-un format structurat și să le transmiteți altui operator, dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ sau contract și se realizează automat.
- Dreptul de opoziție (Art. 21) – vă puteți opune prelucrării datelor pentru marketing direct sau alte scopuri bazate pe interes legitim; operatorul nu va prelucra datele, cu excepția cazului în care există motive legitime imperioase sau pentru constatarea/exercitarea/apărarea unui drept în instanță.
- Dreptul de retragere a consimțământului – consimțământul pentru prelucrare poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.
- Dreptul de a depune plângere – aveți dreptul să sesizați Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) în cazul încălcării drepturilor dvs.
Operatorul informează destinatarii cărora le-au fost comunicate datele despre orice rectificare, ștergere sau restricționare a prelucrării in conformitate cu Art. 19 din Regulament GDPR, cu excepția cazurilor în care acest lucru este imposibil sau implică eforturi disproporționate.
Exercitarea drepturilor poate necesita identificarea dvs. și furnizarea unor informații suplimentare pentru verificarea cererii. Unele drepturi pot fi limitate conform legislației aplicabile, de exemplu dacă operatorul are obligații legale sau interese legitime care prevalează.
Contact
Pentru orice întrebări suplimentare cu privire la modul în care datele cu caracter personal sunt prelucrate și pentru a vă exercita drepturile menționate mai sus, vă rugăm să vă adresați la adresa de email: contact@finanzconsult.ro